社会人の皆さんは名刺の管理ってどうされていますか?

こんにちは!ぐちです。

名刺

社会人になると必ずといっていいほど経験するのが名刺交換だと思います。入社してすぐのマナー研修では名刺交換の練習をしますよね。僕が勤めている会社でも新人教育の一環でマナー研修があるのですが電話応対と名刺交換、来客応対のロールプレイングは重点的に行っています。

お客様先の新人さんと見受けられる方がぎこちない名刺交換をしているのを見て毎年春には微笑ましい気持ちになっています。

管理方法

と余談はいいのですが、職種によってもスピードは異なるとは思いますが僕の場合はエンジニアにしては名刺が溜まるスピードが速いと思います。これまでは名刺ホルダーに入れて管理していたのですが数が増えて検索するのも億劫になってきました。

過去に一度スキャンをして電子データとして管理しようとして数の多さに挫折したことがあるのですがさすがにホルダーではもう管理しきれなくなってきたので本腰を入れて電子化に乗り出そうと思いました。

電子化の方法

店舗に持ち込んで電子化してくれるサービスを実施している企業もありますがやはりお客様の情報ですので預けるのが少し不安といいますか預けているうちに必要な場面に迫られたら大変ですので極力避けたいなと思い躊躇していました。自分でスキャンするのもいいですがかなり時間がかかりそうですし面倒くさいのでそれも嫌だなと。。。

そうこうしているうちに月日が流れてまた名刺が溜まっていくという負のスパイラルでした。と、そこに1通のメールが届きました。Dr. Walletというアプリの利用者にスキャナの優待販売の案内でした。速攻でポチりましたね。笑

ScanSnap iX100

WiFiでパソコンやスマホと接続できてスキャンしたデータを直接保存してくれる機能があるそうです。これでいちいちパソコンの前に座って作業しなくて済みます。それに名刺のスキャンには最適だと思うのですが一度に2枚同時に読み込む機能があるそうです。単純に考えて倍のスピードで電子化ができるということになります。もうね、これは名刺のスキャン用に開発されたのではないかと思ってしまいますね。笑

さらにバッテリー内蔵でコードレスで動作するらしいんです。ということはほんとに作業場所を問わず持ち運びもできる優れものということです。これでやっと僕の長年の希望だった名刺の電子化が実現するわけです。

何で閲覧するか

希望が叶ったようなものだとウキウキしていたのですがよく考えるとデータを何で管理するかまで頭が回っていませんでした。笑

スキャンした後のデータをアプリなりGoogleDriveなり何かしらで管理する必要があるのですがお客様の情報なのでセキュリティ的にマズイところには保管できません。けどスマホやパソコンからさくっと検索できるのがよいのでしっかりと検討する必要がありそうです。

名刺管理アプリのEightなんかがいいかもしれませんね。

スキャナが届いたら使用レビューやデータの管理方法など改めてご紹介したいと思います。

では今回はこの辺で。